Boas Práticas para Fluxo de Trabalho no Microsoft Dynamics 365 F&O
Por Raphael Coelho Nauerth Felippe.
O Fluxo de Trabalho, também conhecido como workflow, é uma funcionalidade nativa do Microsoft Dynamics 365 F&O que desempenha um papel crucial ao direcionar documentos específicos por etapas predefinidas para revisão e/ou aprovação. No entanto, otimizar essa funcionalidade requer mais do que a simples implementação – exige a adoção de boas práticas específicas. Neste artigo, traremos algumas dicas para aprimorar a eficiência do Fluxo de Trabalho e maximizar o potencial do Microsoft Dynamics 365 F&O.
Aqui estão algumas sugestões para aprimorar a eficiência do Fluxo de Trabalho:
Evite a Burocratização do Fluxo de Trabalho:
A implementação do Fluxo de Trabalho busca otimizar operações, porém, devido à configuração inadequada ou inflexibilidade do processo, pode resultar na burocratização da atividade. Neste cenário recomenda-se:
- Realizar uma revisão aprofundada do processo para garantir uma compreensão abrangente de todos os envolvidos.
- Utilizar blocos de decisões para envolver os usuários conforme as regras de negócios. Evite envolvê-los em etapas desnecessárias.
- Evitar personalizações excessivas, focando na simplicidade para uma implementação mais eficaz.
Revisão Periódica
É fundamental que todos os fluxos sejam periodicamente revisados e aprimorados, pois as empresas são dinâmicas e, conforme evoluem, os fluxos devem ser ajustados.
- Designar uma equipe responsável pela revisão periódica dos fluxos de trabalho.
- Envolvimento de todas as partes interessadas no processo de revisão.
- Validar regularmente as permissões de segurança dos usuários envolvidos para evitar interrupções por falta de permissão.
- Incluir a equipe de Recursos Humanos para garantir que todos os usuários no fluxo estejam atualizados no quadro de colaboradores da empresa.
Defina o melhor modelo de atribuição
Utilizar a mesmo modelo de atribuição para diferentes tipos de Fluxos de Trabalho pode não ser a melhor opção. Há cenários em que isto ocorre por falta de conhecimento na ferramenta. Recomenda-se:
1. Utilizar a Hierarquia em conjunto com Políticas de Limite de Assinatura para aprovações baseadas no organograma empresarial.
2. Evitar a criação excessiva de grupos de usuários para facilitar a manutenção do Fluxo de Trabalho.
3. Em casos de ausência, recorrer à funcionalidade de delegação nas Opções do Usuário.
Habilite a notificação por e-mail
Nem todos os envolvidos no processo utilizam a ferramenta diariamente. Habilitar a funcionalidade é essencial para garantir que todos os envolvidos no fluxo sejam informados. Recomenda-se:
- Criar modelos de e-mail com informações claras e objetivas.
- Utilizar placeholders disponíveis para personalizar as notificações.
- Considerar a integração com o Power Automate para criar lembretes diários, proporcionando uma abordagem proativa ao processo.
Ao seguir estas práticas recomendadas, você não apenas evita burocracias desnecessárias, mas também garante que a gestão de Fluxo de Trabalho no Microsoft Dynamics 365 F&O seja eficiente, adaptando-se continuamente aos requisitos dinâmicos das empresas. Este guia completo proporcionará insights valiosos para desvendar a eficiência no gerenciamento de fluxos de trabalho no Dynamics 365 F&O.
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Biografia: Raphael Coelho Nauerth Felippe é formado em Engenharia Mecatrônica possui MBA em Gestão Industrial e Gestão de Negócios. Há 2 anos atua como Consultor Funcional do Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations na Pentare. Sua expertise abrange a implementação, configuração e otimização do Dynamics 365 F&O, ajudando empresas a alcançarem maior eficiência e sucesso em seus processos de negócio.
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