Boas Práticas para Fluxo de Trabalho no Microsoft Dynamics 365 F&O

Boas Práticas para Fluxo de Trabalho no Microsoft Dynamics 365 F&O

Por Raphael Coelho Nauerth Felippe.

O Fluxo de Trabalho, também conhecido como workflow, é uma funcionalidade nativa do Microsoft Dynamics 365 F&O que desempenha um papel crucial ao direcionar documentos específicos por etapas predefinidas para revisão e/ou aprovação. No entanto, otimizar essa funcionalidade requer mais do que a simples implementação – exige a adoção de boas práticas específicas. Neste artigo, traremos algumas dicas para aprimorar a eficiência do Fluxo de Trabalho e maximizar o potencial do Microsoft Dynamics 365 F&O.

Aqui estão algumas sugestões para aprimorar a eficiência do Fluxo de Trabalho:

Evite a Burocratização do Fluxo de Trabalho:

A implementação do Fluxo de Trabalho busca otimizar operações, porém, devido à configuração inadequada ou inflexibilidade do processo, pode resultar na burocratização da atividade. Neste cenário recomenda-se:

1. Realizar uma revisão aprofundada do processo para garantir uma compreensão abrangente de todos os envolvidos.
2. Utilizar blocos de decisões para envolver os usuários conforme as regras de negócios. Evite envolvê-los em etapas desnecessárias.
3. Evitar personalizações excessivas, focando na simplicidade para uma implementação mais eficaz.

Revisão Periódica

É fundamental que todos os fluxos sejam periodicamente revisados e aprimorados, pois as empresas são dinâmicas e, conforme evoluem, os fluxos devem ser ajustados.

1. Designar uma equipe responsável pela revisão periódica dos fluxos de trabalho.
2. Envolvimento de todas as partes interessadas no processo de revisão.
3. Validar regularmente as permissões de segurança dos usuários envolvidos para evitar interrupções por falta de permissão.
4. Incluir a equipe de Recursos Humanos para garantir que todos os usuários no fluxo estejam atualizados no quadro de colaboradores da empresa.

Defina o melhor modelo de atribuição

Utilizar a mesmo modelo de atribuição para diferentes tipos de Fluxos de Trabalho pode não ser a melhor opção. Há cenários em que isto ocorre por falta de conhecimento na ferramenta. Recomenda-se:

1. Utilizar a Hierarquia em conjunto com Políticas de Limite de Assinatura para aprovações baseadas no organograma empresarial.

2. Evitar a criação excessiva de grupos de usuários para facilitar a manutenção do Fluxo de Trabalho.

3. Em casos de ausência, recorrer à funcionalidade de delegação nas Opções do Usuário.

Habilite a notificação por e-mail

Nem todos os envolvidos no processo utilizam a ferramenta diariamente. Habilitar a funcionalidade é essencial para garantir que todos os envolvidos no fluxo sejam informados. Recomenda-se:

1. Criar modelos de e-mail com informações claras e objetivas.
2. Utilizar placeholders disponíveis para personalizar as notificações.
3. Considerar a integração com o Power Automate para criar lembretes diários, proporcionando uma abordagem proativa ao processo.

Ao seguir estas práticas recomendadas, você não apenas evita burocracias desnecessárias, mas também garante que a gestão de Fluxo de Trabalho no Microsoft Dynamics 365 F&O seja eficiente, adaptando-se continuamente aos requisitos dinâmicos das empresas. Este guia completo proporcionará insights valiosos para desvendar a eficiência no gerenciamento de fluxos de trabalho no Dynamics 365 F&O.

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Biografia: Raphael Coelho Nauerth Felippe é formado em Engenharia Mecatrônica possui MBA em Gestão Industrial e Gestão de Negócios. Há 2 anos atua como Consultor Funcional do Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations na Pentare. Sua expertise abrange a implementação, configuração e otimização do Dynamics 365 F&O, ajudando empresas a alcançarem maior eficiência e sucesso em seus processos de negócio.

Sobre a Pentare

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