Facilitando os processos de vendas e compras com o Microsoft Dynamics 365 F&O

Facilitando os processos de vendas e compras com o Microsoft Dynamics 365 F&O

Por Felix Emerson dos Santos.

O Microsoft Dynamics 365 F&O oferece uma solução eficaz para os processos de Venda e Compra, oferecendo vantagens significativas aos usuários, promovendo a rapidez no registro de informações e possibilitando uma análise precisa, oportuna e confiável para os tomadores de decisão nas empresas.

Os módulos de Vendas e Compras são ferramentas essenciais do Microsoft Dynamics 365 F&O, sendo constantemente atualizados para refletir as últimas tendências e regulamentações do mercado. Além disso, a plataforma disponibiliza formulários personalizáveis nos módulos de vendas e compras, permitindo adaptações específicas para atender às necessidades específicas de cada negócio.

Trabalhando com contratos de venda e compra

A funcionalidade de criação de Contratos de Venda e/ou Compra simplifica o registro de transações de produtos ou serviços em quantidades ou valores específicos. Esses contratos não precisam necessariamente representar acordos formalizados com clientes ou fornecedores, mas servem como uma ferramenta para facilitar a inclusão de vendas e compras recorrentes, padronizando informações como condições de pagamento, entregas, impostos e hierarquias de distribuição de custos, conhecidos como Dimensões financeiras no Microsoft Dynamics 365 F&O. Isso otimiza o processo de criação de novos pedidos ao usar dados previamente registrados.

Cabe ressaltar que para os registros de Compras essas ações são indicadas para despesas emergenciais ou aquelas que não possuem regras de Purchasing Compliance, ou seja, indicação de compras somente com o processo de Requisição e Cotação. Mas caso essa ação seja executada e haja a necessidade de uma validação/aprovação, o Microsoft Dynamics 365 F&O disponibiliza a criação de um Workflow para Contratos. Consulte o artigo sobre Boas práticas com Workflow.

Ao criar um contrato, você tem a flexibilidade de incluir quantas linhas de itens forem necessárias, permitindo até mesmo a mistura de produtos e serviços, e, posteriormente, ir gerando pedidos de venda ou compra dos itens que desejar. Isso facilita a inclusão de itens em novos pedidos, garantindo precisão e adequação às necessidades específicas de cada transação.

Uma vez que um contrato tenha sido criado, basta selecioná-lo para novas transações de produtos/serviços previamente acordados. Isso simplifica o processo de geração de novas Ordens de Venda (Sales Order) ou Ordens de Compra (Purchase Order), com atalhos para visualizar rapidamente todas as Ordens/Pedidos gerados a partir de cada contrato.

Criar cópias de ordens de Venda e de Compra

Outra funcionalidade útil é a capacidade de duplicar Ordens de Venda e Compra existentes no sistema, conhecida como “Ordens de Repetição”. Com essa função, é possível gerar uma cópia exata ou parcial de um pedido previamente registrado no sistema, permitindo a replicação de transações com o mesmo Cliente ou Fornecedor, ou até mesmo com diferentes clientes e fornecedores, enquanto mantém a consistência nos produtos/serviços envolvidos.

A vantagem dessa funcionalidade vai além da simples duplicação de pedidos. Ela permite aproveitar os parâmetros configurados previamente, como condições de pagamento, impostos, modo de entrega e dados financeiros, facilitando o controle financeiro e de estoque.

Ao optar pela cópia de um pedido (Compra ou Venda), o Microsoft Dynamics 365 F&O oferece uma interface intuitiva para selecionar se deseja uma cópia exata ou parcial, proporcionando flexibilidade e praticidade ao usuário.

As funcionalidades nativas do Microsoft Dynamics 365 F&O capacitam as empresas a oferecer uma maior eficiência na geração de informações para os colaboradores das áreas de vendas e compras. Isso é essencial, tanto para o controle de receitas quanto para o gerenciamento de despesas.

Essas ferramentas garantem que a gerência e a diretoria possam analisar, em tempo real, o desempenho financeiro e de estoque da empresa, possibilitando uma tomada de decisão mais precisa e ágil. Essa abordagem contribui significativamente para a redução de custos desnecessários e a implementação de estratégias mais assertivas nos negócios.

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Biografia: Felix Emerson dos Santos é formado em Análise e Desenvolvimento de Sistemas. Possui mais de 8 anos de experiência nas áreas financeiras e de supply chain, tendo experiência sólida de 13 anos com os ERPs da Microsoft, como Dynamics AX (versões 2009 e 2012) e Microsoft Dynamics 365 F&O. Há 3 anos atua como Consultor Funcional na Pentare. Sua expertise abrange a implementação, configuração e otimização do Microsoft Dynamics 365 F&O, apoiando as empresas na melhoria contínua de seus processos bem como a alcançar seus objetivos de negócio.

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