Implementação de Aprovação por Dimensão Financeira

Por Raphael Coelho Nauerth Felippe

Ao configurar fluxos de trabalho (workflow) no Microsoft Dynamics 365 F&O, é essencial definir claramente as regras de negócios e o modelo de atribuição antes de iniciar a configuração no ERP. Essa definição antecipada não só assegura a eficiência do processo, mas também evita a criação de fluxos excessivamente complexos, que podem tornar o processo de aprovação mais burocrático.

Recentemente, recebemos uma solicitação para implementar a aprovação de Requisições de Compra com base no Centro de Custo. A primeira solução que vem à mente é o uso de Grupos de Usuários por Centro de Custo. No entanto, devido ao grande volume de Centros de Custo, essa abordagem se torna inviável, além de tornar a atualização dos fluxos uma tarefa demorada e trabalhosa.

Dessa forma, este artigo tem como objetivo explorar as configurações nativas da política “Revisores das Despesas de Requisição de Compra” como uma alternativa viável para este cenário.

Passo a Passo

1. Atribuição do proprietário

O primeiro passo é atribuir o Proprietário nos valores de dimensão. 

• Acesse: Contabilidade > Plano de contas > Dimensões > Dimensões financeiras.
• Selecione: A dimensão (Centro de Custo) e no Painel de Ação clique em “Valores de dimensão”.
• Campo “Proprietário”: Selecione o funcionário responsável pela dimensão. Este colaborador será responsável pela gestão das dimensões em todas as entidades legais.
• Substituição de Entidade Legal: No cenário em que cada entidade legal possui um proprietário específico, acesse a FastTab “Substituição de entidade Legal”, selecione a entidade correspondente e atribua o proprietário adequado. Cada entidade legal pode ter um único proprietário

2. Criar a política “Revisores das despesas de requisições de compra

Após a atribuição dos proprietários para cada Centro de Custo é necessário criar a política “Revisores das despesas de requisições de compra. 

• Acesse: Compras > Configuração > Políticas > Revisores das despesas de requisições de compra.
• Distribuição de Organização: Na aba “Distribuição de organização”, selecione as dimensões que serão habilitadas para a política. A política pode ter regras distintas para cada entidade legal.

3. Configurar o Fluxo de Trabalho

O último passo é configurar o Fluxo de Trabalho da Requisição de Compra para encaminhar a despesas ao proprietário da dimensão financeira. 

• Acesse: Compras > Configuração Fluxos de trabalho de compras.
• Selecione: O fluxo correspondente à requisição de compra.
• Elemento “Aprovar Requisições de Compra”: Na “Atribuição”, selecione “Participante”.

• Baseado em Função: Na aba “Baseado em Função”, selecione a opção “Participante de Despesas” e a política correspondente.

• Diretiva de Conclusão: Configure a “Diretiva de Conclusão” como “Todos os Aprovadores”.

• Finalize a configuração do Fluxo de Trabalho de acordo com as regras de negócio estabelecidas. Dessa forma, o fluxo estará pronto para ser utilizado, com uma etapa específica de aprovação, conforme a atribuição do proprietário do Centro de Custo.

Conclusão

A definição clara das regras de negócios e a escolha adequada do modelo de atribuição são fundamentais para garantir a eficiência dos fluxos de trabalho no Microsoft Dynamics 365 F&O. Embora a utilização de Grupos de Usuários seja uma opção, o Microsoft Dynamics 365 F&O disponibiliza configurações nativas que tornam a configuração e a manutenção do Fluxo de Trabalho mais simples e ágeis. No cenário abordado neste artigo, a configuração da política “Revisores das Despesas de Requisição de Compra” se apresenta como uma solução eficiente, pois otimiza tanto o processo de configuração quanto o de manutenção do Fluxo de Trabalho. 

Referência:

https://learn.microsoft.com/pt-br/dynamics365/supply-chain/procurement/purchase-requisitions-workflow

https://learn.microsoft.com/pt-br/dynamics365/finance/general-ledger/financial-dimensions

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