Implementação de Políticas de Limite de Assinatura para Requisições de Compras

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Implementação de Políticas de Limite de Assinatura para Requisições de Compras

Por Raphael Coelho Nauerth Felippe

Em grandes corporações, estabelecer limites de aprovação para o processo de Requisição de Compra é uma prática comum. Esses limites são geralmente determinados com base no valor da transação e na posição hierárquica do trabalhador na empresa.

No entanto, a configuração desses limites pode se tornar complexa e extensa, dificultando a manutenção do fluxo de trabalho e reduzindo a eficiência do processo de aprovação.

Neste artigo, exploraremos a implementação das Políticas de Limite de Assinatura como uma solução para simplificar e agilizar esse processo. Destacaremos como essa política se destaca como uma solução eficaz. No entanto, para garantir seu funcionamento correto, são necessárias configurações específicas, as quais detalharemos a seguir.

Hierarquia de posição

Antes de configurar as Políticas de Limite de Assinatura, é fundamental estabelecer a Hierarquia de Posições da empresa no Dynamics 365. Essa estrutura inclui a criação de Títulos, Cargos e Posições, bem como a atribuição dos colaboradores a essas Posições. Essa configuração permite uma visualização clara da estrutura organizacional e das relações de subordinação.

Títulos: Representam as diferentes designações dos cargos dentro da estrutura organizacional, delineando os vários níveis de hierarquia.

Cargos: Referem-se às responsabilidades e habilidades específicas exigidas para cada posição na organização. Os Títulos estabelecidos são associados diretamente aos Cargos, proporcionando uma estrutura organizacional sólida.

Posições: Indicam as ocupações individuais dos colaboradores dentro da estrutura organizacional. Cada posição está vinculada a um Cargo e a um Título específico. Durante a configuração da Posição, é o momento de atribuir o colaborador à sua função específica e identificar seu líder imediato.

Após a conclusão da configuração, os usuários podem visualizar facilmente a posição de cada trabalhador dentro da hierarquia organizacional estabelecida. Essa funcionalidade proporciona uma compreensão clara da estrutura de relatórios e das relações de subordinação dentro da empresa. Isso significa que os gestores e colaboradores têm acesso imediato a uma representação visual da organização, facilitando a comunicação, a delegação de tarefas e o entendimento das responsabilidades individuais dentro do contexto mais amplo da empresa.

Políticas de Limite de Assinatura

Com a Hierarquia de Posições configurada, é possível parametrizar as Políticas de Limite de Assinatura. Essas políticas podem ser aplicadas por entidade legal e definem os limites de aprovação para cada cargo.

Para acessar a configuração das políticas de limite de assinatura, vá para Administração da organização > Configuração > Limites de assinatura > Políticas de limite de assinatura. Clique em “Novo” no Painel de Ação para abrir o formulário “Política de limite de assinatura”. Na FasTab “Geral”, preencha o campo “Nome” e “Descrição” da política. Na FastTab “Organizações de política”, selecione as entidades legais às quais a política será aplicada.

Na aba “Regras de política”, escolha a opção “Limite de assinatura padrão” e clique em “Criar regra de política”. No campo “Tipo de documento”, selecione “Requisição de Compra”. Insira o limite de aprovação para o cargo designado na seção “Valor aprovado”. Se necessário, inclua também o limite de gastos sem aprovação para o cargo designado na seção “Valor dos gastos”, caso isso faça parte das regras de negócios da empresa.

Para cada linha de política, clique em “Regra de trabalho” para vincular a política ao cargo.

No exemplo apresentado abaixo, é ilustrada a aplicação das políticas de limite de assinatura em diferentes cargos dentro da hierarquia organizacional:

  • Alicia: Não possui um limite de aprovação específico, mas pode realizar compras de até USD 250 sem a necessidade de aprovação da Inga.
  • Inga: Tem autorização para aprovar compras de até USD 10.000 e pode comprar itens no valor de até USD 500 sem aprovação.
  • Karl: Pode aprovar compras de até USD 50.000 e tem permissão para comprar até USD 1.000 sem necessidade de aprovação.

Essa política de limites de assinatura é refletida na Hierarquia de Posição, onde é possível observar os cargos atribuídos a cada trabalhador e sua posição na estrutura hierárquica. Essa clareza hierárquica facilita o entendimento das responsabilidades e autorizações de compra de cada membro da equipe, contribuindo para um fluxo eficiente e transparente no processo de aquisição de bens dentro da organização.

Fluxo de Trabalho “Revisão da Requisição de Compra”

O último passo envolve a elaboração do Fluxo de Trabalho, que pode ser customizado de acordo com as particularidades e exigências da empresa. Contudo, para garantir o correto funcionamento da Política de Limite de Assinatura, é imperativo incorporar algumas diretrizes na etapa de “Aprovar requisições de compra”.

Dentro das configurações de “Ações automáticas”, é essencial adicionar uma validação que verifique o limite de gastos autorizado pelo solicitante. Desta forma, se o valor total da requisição estiver abaixo do limite definido na política, essa etapa será aprovada automaticamente, proporcionando uma fluidez no processo.

Além disso, na fase de “Atribuição”, é fundamental verificar se o limite de aprovação está compatível com o valor da requisição. Caso o limite seja ultrapassado, o próximo cargo na hierarquia administrativa deverá ser acionado para aprovar, conforme especificado na Política de Limite de Assinatura.

Por fim, na seção de “Condição”, determina-se a regra para acionar esta etapa do fluxo somente quando o valor total da requisição exceder o limite de gastos estabelecido para o solicitante. Esta abordagem garante uma revisão mais rigorosa quando necessário, mantendo a integridade do processo de aprovação.

A implementação de Políticas de Limite de Assinatura para Requisições de Compras oferece uma abordagem estruturada e eficiente para simplificar o processo de aprovação. Ao configurar a Hierarquia de Posições, estabelecer as Políticas de Limite de Assinatura e elaborar um Fluxo de Trabalho adequado, as empresas podem garantir uma gestão mais eficaz e ágil das compras corporativas.

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Biografia: Raphael Coelho Nauerth Felippe é formado em Engenharia Mecatrônica possui MBA em Gestão Industrial e Gestão de Negócios. Há 2 anos atua como Consultor Funcional do Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations na Pentare. Sua expertise abrange a implementação, configuração e otimização do Dynamics 365 F&O, ajudando empresas a alcançarem maior eficiência e sucesso em seus processos de negócio.

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