Implementação de Políticas de Limite de Assinatura para Requisições de Compras

Implementação de Políticas de Limite de Assinatura para Requisições de Compras

Por Raphael Coelho Nauerth Felippe

Em grandes corporações, estabelecer limites de aprovação para o processo de Requisição de Compra é uma prática comum. Esses limites são geralmente determinados com base no valor da transação e na posição hierárquica do trabalhador na empresa.

No entanto, a configuração desses limites pode se tornar complexa e extensa, dificultando a manutenção do fluxo de trabalho e reduzindo a eficiência do processo de aprovação.

Neste artigo, exploraremos a implementação das Políticas de Limite de Assinatura como uma solução para simplificar e agilizar esse processo. Destacaremos como essa política se destaca como uma solução eficaz. No entanto, para garantir seu funcionamento correto, são necessárias configurações específicas, as quais detalharemos a seguir.

Hierarquia de posição

Antes de configurar as Políticas de Limite de Assinatura, é fundamental estabelecer a Hierarquia de Posições da empresa no Dynamics 365. Essa estrutura inclui a criação de Títulos, Cargos e Posições, bem como a atribuição dos colaboradores a essas Posições. Essa configuração permite uma visualização clara da estrutura organizacional e das relações de subordinação.

Títulos: Representam as diferentes designações dos cargos dentro da estrutura organizacional, delineando os vários níveis de hierarquia.

Cargos: Referem-se às responsabilidades e habilidades específicas exigidas para cada posição na organização. Os Títulos estabelecidos são associados diretamente aos Cargos, proporcionando uma estrutura organizacional sólida.

Posições: Indicam as ocupações individuais dos colaboradores dentro da estrutura organizacional. Cada posição está vinculada a um Cargo e a um Título específico. Durante a configuração da Posição, é o momento de atribuir o colaborador à sua função específica e identificar seu líder imediato.

Após a conclusão da configuração, os usuários podem visualizar facilmente a posição de cada trabalhador dentro da hierarquia organizacional estabelecida. Essa funcionalidade proporciona uma compreensão clara da estrutura de relatórios e das relações de subordinação dentro da empresa. Isso significa que os gestores e colaboradores têm acesso imediato a uma representação visual da organização, facilitando a comunicação, a delegação de tarefas e o entendimento das responsabilidades individuais dentro do contexto mais amplo da empresa.

Políticas de Limite de Assinatura

Com a Hierarquia de Posições configurada, é possível parametrizar as Políticas de Limite de Assinatura. Essas políticas podem ser aplicadas por entidade legal e definem os limites de aprovação para cada cargo.

Para acessar a configuração das políticas de limite de assinatura, vá para Administração da organização > Configuração > Limites de assinatura > Políticas de limite de assinatura. Clique em “Novo” no Painel de Ação para abrir o formulário “Política de limite de assinatura”. Na FasTab “Geral”, preencha o campo “Nome” e “Descrição” da política. Na FastTab “Organizações de política”, selecione as entidades legais às quais a política será aplicada.

Na aba “Regras de política”, escolha a opção “Limite de assinatura padrão” e clique em “Criar regra de política”. No campo “Tipo de documento”, selecione “Requisição de Compra”. Insira o limite de aprovação para o cargo designado na seção “Valor aprovado”. Se necessário, inclua também o limite de gastos sem aprovação para o cargo designado na seção “Valor dos gastos”, caso isso faça parte das regras de negócios da empresa.

Para cada linha de política, clique em “Regra de trabalho” para vincular a política ao cargo.

No exemplo apresentado abaixo, é ilustrada a aplicação das políticas de limite de assinatura em diferentes cargos dentro da hierarquia organizacional:

• Alicia: Não possui um limite de aprovação específico, mas pode realizar compras de até USD 250 sem a necessidade de aprovação da Inga.
• Inga: Tem autorização para aprovar compras de até USD 10.000 e pode comprar itens no valor de até USD 500 sem aprovação.
• Karl: Pode aprovar compras de até USD 50.000 e tem permissão para comprar até USD 1.000 sem necessidade de aprovação.

Essa política de limites de assinatura é refletida na Hierarquia de Posição, onde é possível observar os cargos atribuídos a cada trabalhador e sua posição na estrutura hierárquica. Essa clareza hierárquica facilita o entendimento das responsabilidades e autorizações de compra de cada membro da equipe, contribuindo para um fluxo eficiente e transparente no processo de aquisição de bens dentro da organização.

Fluxo de Trabalho “Revisão da Requisição de Compra”

O último passo envolve a elaboração do Fluxo de Trabalho, que pode ser customizado de acordo com as particularidades e exigências da empresa. Contudo, para garantir o correto funcionamento da Política de Limite de Assinatura, é imperativo incorporar algumas diretrizes na etapa de “Aprovar requisições de compra”.

Dentro das configurações de “Ações automáticas”, é essencial adicionar uma validação que verifique o limite de gastos autorizado pelo solicitante. Desta forma, se o valor total da requisição estiver abaixo do limite definido na política, essa etapa será aprovada automaticamente, proporcionando uma fluidez no processo.

Além disso, na fase de “Atribuição”, é fundamental verificar se o limite de aprovação está compatível com o valor da requisição. Caso o limite seja ultrapassado, o próximo cargo na hierarquia administrativa deverá ser acionado para aprovar, conforme especificado na Política de Limite de Assinatura.

Por fim, na seção de “Condição”, determina-se a regra para acionar esta etapa do fluxo somente quando o valor total da requisição exceder o limite de gastos estabelecido para o solicitante. Esta abordagem garante uma revisão mais rigorosa quando necessário, mantendo a integridade do processo de aprovação.

A implementação de Políticas de Limite de Assinatura para Requisições de Compras oferece uma abordagem estruturada e eficiente para simplificar o processo de aprovação. Ao configurar a Hierarquia de Posições, estabelecer as Políticas de Limite de Assinatura e elaborar um Fluxo de Trabalho adequado, as empresas podem garantir uma gestão mais eficaz e ágil das compras corporativas.

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Biografia: Raphael Coelho Nauerth Felippe é formado em Engenharia Mecatrônica possui MBA em Gestão Industrial e Gestão de Negócios. Há 2 anos atua como Consultor Funcional do Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations na Pentare. Sua expertise abrange a implementação, configuração e otimização do Dynamics 365 F&O, ajudando empresas a alcançarem maior eficiência e sucesso em seus processos de negócio.

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