Melhores práticas e estratégias para utilizar o Contrato de Compra do D365 e gerenciar contratos com fornecedores

Melhores práticas e estratégias para utilizar o Contrato de Compra do D365 e gerenciar contratos com fornecedores

Por Angélica Lemos da Silva Mesquita.

Gerenciar contratos com fornecedores de forma eficiente é crucial para garantir a continuidade das operações e o sucesso de uma empresa. O Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations (D365) oferece uma ferramenta completa de gestão de contratos de compra que pode ser maximizada para melhor gerenciar relacionamentos com fornecedores, garantir conformidade e otimizar os processos de aquisição. Neste artigo, exploraremos as melhores práticas e estratégias para utilizar o contrato de compra do D365.

Configuração Inicial Adequada

Antes de começar a usar o contrato de compra, é fundamental garantir que todas as informações relevantes estejam configuradas corretamente no D365. Isso inclui:

Dados do fornecedor: Certifique-se de que todas as informações dos fornecedores estejam atualizadas, incluindo detalhes de contato, termos de pagamento e condições de entrega.

Categorias de produto: Defina categorias de produto claras e precisas para facilitar a categorização e o gerenciamento dos contratos.

Políticas de compra: Estabeleça políticas de compra bem definidas que alinhem as aquisições aos objetivos estratégicos da empresa. Um dos exemplos é a “Regra de política de acesso de categoria”, que define quais são as categorias utilizadas no processo de compras.

Definição Clara dos Termos do Contrato

Ao criar um contrato de compra, é essencial especificar claramente os termos e condições, incluindo:

Quantidade e preço: Defina quantidades mínimas e máximas e preços acordados para os produtos ou serviços. Não se esqueça de marcar como SIM o parâmetro “Imposição de valor máximo”, para que a quantidade consumida no contrato nunca exceda a quantidade total contratada. Quando o desconto e preço negociados, forem fixos no Contrato de compra, também é importante marcar como SIM no parâmetro “O preço e o desconto são fixos”.

Datas de validade: Estabeleça datas de início e término do contrato para facilitar o monitoramento e a renovação. Após a data de validade, mesmo que não tenha sido consumido o total contratado do item ou serviço, o contrato não poderá mais ser consumido.

Termos de entrega: Detalhe os prazos e condições de entrega para evitar mal-entendidos e atrasos.

Monitoramento e Gestão de Desempenho do Fornecedor

O D365 permite o monitoramento contínuo do desempenho dos fornecedores com base em métricas predefinidas. Para maximizar o uso desta funcionalidade:

KPI’s (Indicadores de Desempenho Chave): Defina KPI’s específicos para avaliar a conformidade dos fornecedores com os termos do contrato.

Relatórios e análises: Utilize as ferramentas de relatório do D365 para analisar o desempenho dos fornecedores e identificar áreas de melhoria. O relatório de cumprimento do contrato de compra permite analisar todos os contratos efetivos, assim como o consumo de cada contrato. Outros relatórios permitem analisar o desempenho dos fornecedores.

Feedback contínuo: Estabeleça um processo para fornecer feedback regular aos fornecedores, promovendo um relacionamento colaborativo.

Automatização de Processos

O D365 oferece várias opções para automatizar processos relacionados a contratos de compra, o que pode economizar tempo e reduzir erros. Algumas das áreas-chave de automação incluem:

Aprovações automáticas: Configure fluxos de trabalho automáticos para aprovar contratos com base em critérios predefinidos. A configuração do fluxo de trabalho de contratos de compra garante que caso haja alguma alteração no contrato de compra ele só poderá ser efetivado mediante aprovação do setor ou pessoa responsável.

Alertas e notificações: Ative alertas para quando os contratos estiverem próximos do vencimento ou quando os fornecedores não cumprirem os termos.

Integração com outras funcionalidades:Integre o contrato de compra com outras funcionalidades do D365, como gestão de estoque e planejamento de demanda, para uma abordagem mais integrada.

Compliance e Risco

Gerenciar riscos e garantir a conformidade é uma parte essencial da gestão de contratos. O D365 pode ajudar a:

Documentação e registros: Mantenha toda a documentação e registros de transações acessíveis e organizados.

Gerenciamento de alterações: Acompanhe as alterações nos termos dos contratos e garanta que todas as partes interessadas estejam cientes e aprovadas.

Podemos entender que o uso eficaz do contrato de compra no D365 pode proporcionar vantagens significativas em termos de eficiência, conformidade e gestão de relacionamento com fornecedores. Ao seguir as melhores práticas acima, as empresas podem não apenas otimizar suas operações de compra, mas também fortalecer suas parcerias com fornecedores, garantindo uma cadeia de suprimentos mais eficaz e eficiente.

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